Reglerna bakom appen

Det här är Skatteverkets regler som Utlägg räknar med, förklarade på en sida. Kontrollerade mot Skatteverket 2026-10-10 för inkomståret 2026. Allmän information, inte rådgivning i ditt enskilda fall.

Traktamente

När får jag traktamente?

Tre villkor måste vara uppfyllda samtidigt: det är en tjänsteresa, resmålet ligger mer än 50 km från både din bostad och ditt tjänsteställe, och du övernattar. Natten ska omfatta tiden 00–06. Dagsresor utan övernattning ger inget traktamente, hur långa de än är.

Hel eller halv dag

Avresedagen räknas som hel dag om du åker före kl 12, annars som halv. Hemkomstdagen räknas som hel dag om du kommer hem efter kl 19, annars som halv. Dagarna däremellan är hela. Appen räknar ut detta från dina klockslag.

Beloppen 2026

Utomlands gäller ett normalbelopp per land, fastställt av Skatteverket. Måltidsavdragen räknas då som andel av landets belopp: frukost 15 %, lunch 35 %, middag 35 %. Appen har tabellen inbyggd och hämtar nya belopp när Skatteverket publicerar dem, normalt i november eller december.

Längre vistelser

Efter tre månader på samma ort sänks beloppet till 70 % och efter två år till 50 %. Appen varnar inte för detta i dag, så håll koll själv vid långa uppdrag.

Enskild firma eller aktiebolag

I enskild firma är traktamentet ett schablonavdrag i deklarationen, inte en utbetalning. I aktiebolag betalar bolaget ut traktamentet skattefritt till dig som anställd, upp till schablonen. Allt därutöver är lön. Appen bokför rätt beroende på vilken företagsform du valt under Inställningar.

Du behöver inte kvitton för själva traktamentet, det är en schablon. Hotellet behöver du däremot kvitto på, och du ska kunna visa resans syfte, datum, klockslag och vilka måltider som ingick.

Milersättning

Schablonen för egen bil täcker allt: bränsle, slitage, försäkring. Därför får du inte också bokföra bränslekvittot som kostnad när du kör egen bil i tjänsten. Appen påminner om det när ett kvitto kategoriseras som drivmedel. Har du förmånsbil är det tvärtom: bolaget betalar bränslet, och milersättningen är den lägre.

Körjournal

Varje resa ska gå att följa i efterhand: datum, varifrån och vart, antal mil och syftet, gärna vilken kund eller vilket projekt. Med förmånsbil vill Skatteverket också se mätarställning. Appens resor är din körjournal, och den exporteras i PDF-rapporten.

Kvitton och underlag

Vad måste ett kvitto innehålla?

Datum, säljare, vad som köpts, belopp och moms. Fakturor ska dessutom ha fakturanummer och säljarens momsregistreringsnummer. För utlägg som ska ersättas är det bra att anteckna syftet, till exempel kundmöte eller resa till Malmö. Appen har ett fält för det.

Digitala kvitton och foton

Ett kvitto i mejlen, en PDF eller ett tydligt foto av papperskvittot duger som underlag. Sedan 1 juli 2024 får du slänga papperskvittot när innehållet är överfört till digital form, det var tidigare ett krav att spara originalet i tre år. Fotot måste visa all information läsbart.

Tappat kvitto

Kontoutdrag, orderbekräftelse eller en kopia från säljaren kan ersätta kvittot. Beskriv köpet och varför originalet saknas. Momsen får du bara dra av om underlaget visar den.

Hur länge?

Sju år efter utgången av det räkenskapsår underlaget hör till. Ett kvitto från mars 2026 i ett bolag med kalenderår ska alltså finnas kvar till och med 2033. Digitala kopior räcker. Appen sparar bilden och exporterna i din egen molnmapp.

Representation

Måltider vid representation är inte avdragsgilla som kostnad sedan 2017, men momsen får lyftas på ett underlag upp till 300 kr per person och tillfälle. Enklare förtäring, till exempel fika i samband med ett möte, är avdragsgill upp till 60 kr per person. Notera alltid datum, plats, syfte och vilka som deltog, med företag. Saknas det kan hela kostnaden underkännas.

Moms på utlägg

Är du momsregistrerad och köpet är för verksamheten får du dra av ingående moms, kvittot måste visa momsen. Appen läser moms per sats och summerar den i Månadsöversikt, det är beloppet som går in i momsdeklarationens ruta 48.

Fakturerar du en kund i ett annat EU-land för tjänster gäller omvänd skattskyldighet: ingen svensk moms på fakturan, kundens momsregistreringsnummer anges. Vidarefakturerar du utlägg till en sådan kund ska de också vara utan moms. Därför kan utläggsrapporten i appen tas fram exklusive moms.

Utlägg: skillnaden mellan enskild firma och aktiebolag

I enskild firma finns ingen gräns mellan dig och företaget. Betalar du en företagskostnad privat bokförs den mot eget kapital, konto 2018, och ingen utbetalning behövs. I aktiebolag är du anställd: bolaget ersätter dig för utlägget mot underlag, och det är inte lön. En utläggsrapport med kvitton, mil och traktamente är det underlaget. Markerar du kvitton som privata, alltså inte avdragsgilla, sparas de i appen men bokförs aldrig.

Källor

• Skatteverket: traktamente, normalbelopp 2026 (SKV A 2025:5) och utlandstraktamenten
• Skatteverket: milersättning och bilförmån 2026
• Bokföringslagen 7 kap: arkivering i sju år, överföring av papperskvitto till digital form från 1 juli 2024
• Skatteverket: representation, avdrag och moms

Hittar du något som ändrats? Mejla kent@lovestjarna.se, så uppdaterar vi sidan och appen.